Digitale Mitgliederversammlungen

Das im März 2020 vom Bundestag beschlossene Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie hat es Vereinen ermöglicht, auch virtuelle Versammlungen zu veranstalten und Beschlüsse zu fassen, damit sie trotz Kontaktbeschränkungen handlungsfähig bleiben.

Dieses Gesetz ist nicht mehr in Kraft. Der Deutsche Bundestag hat im Februar 2023 aber eine Ergänzung des Vereinsrechtes beschlossen. In § 32 BGB wird ein Absatz zu digitalen Mitgliederversammlungen eingefügt. Damit werden hybride Mitgliederversammlungen ermöglicht, ohne dass dies in der Satzung verankert sein muss. Es braucht lediglich eine Ankündigung im Rahmen der Einladung sowie eine Angabe der entsprechenden Kommunikationswege. Weiterhin sind auch rein digitale (virtuelle) Mitgliederversammlungen ohne eine entsprechende Satzungsänderung möglich, wenn die Mitglieder dies für einzelne oder alle künftigen Versammlungen für die Zukunft beschließen.

(2) „Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung). Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen. Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.“

Um erfolgreiche digitale Gremienarbeit zu gewährleisten, bedarf es einer guten Planung und Vorbereitung. Die Aussicht, eine Verbandssitzung digital durchzuführen, löst bei einigen die Sorge aus, dieser Aufgabe technisch nicht gewachsen zu sein. Die gute Nachricht jedoch ist, dass der größte Teil der Vorbereitung und Durchführung von digitalen Verbandssitzungen oder Mitgliederversammlungen dem einer physischen Veranstaltung sehr ähnlich ist. Ob digital, hybrid oder in Präsenz – wichtig ist die gründliche inhaltliche Vorbereitung, die Einbindung aller relevanten Personen, die rechtzeitige Einladung zur Veranstaltung inklusive der Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen sowie die Planung von Wahl- und Abstimmungsprozessen, so diese notwendig sind.

Die folgende Sammlung von Materialien, Checklisten, Anleitungen und Videos soll Chöre und Chorverbänden eine Unterstützung bei der Durchführung ihrer digitalen Mitgliederversammlungen bieten. Die Materialien basieren auf reichhaltigen Erfahrungen von aktiven Mitgliedern der Chorverbandsszene und von mediale pfade, können aber gerne erweitert und angepasst werden.

Ende 2021 veröffentlichte mediale pfade das von der Deutschen Stiftung für Ehrenamt und Engagement geförderte Projekt https://astreamcometrue.de/ rund um digitale und hybride Veranstaltungen. Neben einem Livestreaming Studio in Berlin sowie einem mobilen Livestreamkoffer, welcher für Veranstaltungen ausgeliehen werden kann, enthält die Projektseite eine erweiterte Liste mit freien Bildungsmaterialien insbesondere zur Konzeption digitaler Veranstaltungen. Ein Blick hinein lohnt sich.

DIGITALWAHL.ORG

Ein Tool für Online-Wahlen

Ein Meilenstein in der Durchführung von digitalen Mitgliederversammlungen ist die Eigenentwicklung eines digitalen Wahltools, welches es Vereinen und Verbänden ermöglicht, geheime und datenschutzkonforme Abstimmungen auch digital durchzuführen. Das Tool steht allen gemeinnützigen Vereinen kostenlos zur Verfügung.

Digitalwahl.org entstand in Zusammenarbeit mit der Deutschen Chorjugend, dem schwäbischen Chorverband, der Sängerjugend NRW sowie der badischen Chorjugend.

Alle Informationen zum digitalen Wahltool, Anleitungen sowie die Möglichkeit der Registrierung findet ihr hier:

Zur Digitalwahl.org

Digitale Mitgliederversammlung

Mitgliederversammlungen durften aufgrund der Corona-Pandemie auch digital stattfinden. Vermutlich werden auch in Zukunft Veranstaltungen digital durchgeführt werden. Johannes Pfeffer von ProStimme erklärt, was man beachten muss.

Musteranleitung

Textbausteine Einladung

Hybride Mitgliederversammlung

Kontakt- und Reisebeschränkungen beschleunigten die Entwicklung hybrider Veranstaltungskonzepte. Hybride Formate verbinden physische und digitale Treffen via Streaming. Es ist anzunehmen, dass hybride Formate ab jetzt Standard werden könnten, denn wir haben gelernt, dass es möglich ist, on- und offline miteinander zu verbinden und Partizipation möglich zu machen, ohne vor Ort zu sein.

Anleitung Hybrider Aufbau

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Checklisten

CHECKLISTEN ZUR DURCHFÜHRUNG VON DIGITALEN TREFFEN IN VIDEOKONFERENZEN

Nicht nur aufgrund des verstärkten Arbeitens im Homeoffice durch die COVID19-Pandemie, sondern auch aufgrund global vernetzteren Arbeitsstrukturen und nachhaltigen Prozessen werden Arbeitstreffen, Qualifizierungsmaßnahmen oder Konferenzen verstärkt ins Netz verlegt.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitale Räume lassen sich unabhängig von physischen Orten und Zeit nutzen, Zugang kann theoretisch jede Person mit einem internetfähigen Endgerät und dem entsprechenden Link erhalten und Technologien ermöglichen Nachhaltung und asynchrone Konsumierung von Inhalten, Barrierearmut durch die Integration von Technologien für Übersetzungen und diverse Möglichkeiten für Kollaboration und Beteiligung.

Die Herausforderungen für die effektive und zielführende Nutzung digitaler Arbeitsumgebungen sind ebenso zahlreich – beginnend mit unzureichender digitaler Infrastruktur und Zugang zu Geräten bis hin zu fehlender Bildung bezüglich der emanzipatorischen Nutzung digitaler Räume und neuer Technologien.

Die folgenden Checklisten sollen dabei unterstützen, digitale Treffen, die über Videokonferenzplattformen abgehalten werden, effektiver und interaktiver zu machen. Es werden laufend neue Checklisten ergänzt, z.B. zu Themen wie hybriden Formaten (Kombination von physischen und digitalen Treffen) oder Optionen, wie man Videokonferenzen in unterschiedliche Räume streamen und wie Interaktion hergestellt werden kann.